امروزه همه مدیران در سازمان‌های مختلف، یکی از نیازهای ضروری که به عنوان چالشی برای آنها به حساب می‌آید توان نظارت و بررسی وضعیت کاری پرسنل زیر مجموعه خویش است.
از جمله مصداق‌های این کنترل که اهمیت خاصی دارد داشتن امکان نظارت و کنترل ساعت ورود و خروج پرسنل سازمان است، زیرا این مساله مهم‌ترین فاکتور محاسبه حقوق افراد به حساب می‌آید.
در برخی تحقیق‌ها به این نکته اشاره شده است که استفاده از دستگاه حضور و غیاب در یک شرکت ۱۰ نفره می‌تواند در سال ۱.۵ میلیون تومان صرفه‌جویی مالی به همراه داشته باشد.
تکنولوژی‌های پیشرفته امروزه به کمک مدیران آمده است. دستگاه‌های حضور و غیاب در ورودی سازمان‌ها قرار می‌گیرد، پرسنل هنگام ورود و خروج موظف هستند به دستگاه مراجعه کنند و هویت خویش را تایید کنند.
شیوه‌های تایید هویت متفاوت است از جمله: کارت هوشمند، اثر انگشت، تشخیص چهره و… که در ادامه بحث به آن خواهیم پرداخت.
مزیت‌های استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب
- صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان و افزایش راندمان کاری
- امکان استخراج انواع گزارش‌های مدیریتی از اطلاعات دستگاه
- پیشگیری از تخلفات در ثبت زمان ورود و خروج و کاهش اشتباهات نیروی انسانی
- ایجاد حس اعتماد در مدیران و همچنین پرسنل از ثبت دقیق زمان‌های تردد
- امکان محاسبه سریع حقوق و اضافه‌کاری ماهانه پرسنل
- قابلیت نگهداری امن اطلاعات و سهولت بازیابی داده‌های ثبت شده
- قابلیت دستیابی به امکانات و اطلاعات دستگاه‌ها با حافظه ذخیره‌سازی USB و از بستر شبکه
- امکان برنامه‌ریزی برای ثبت انواع وضعیت‌های کاری پرسنل اعم از شیفت‌های کاری، مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری و…
بررسی خلاصه برخی ابزارهای تعیین هویت در دستگاه‌های حضور و غیاب
کارت هوشمند
در این سبک تایید هویت کاربران از کارت‌های هوشمند (RFID) و کارت‌هایی که برای شناسایی پرسنل صادر شده است استفاده می‌شود.
کاربر با نزدیک کردن کارت به دستگاه ورود و خروج هویت خود را تایید می‌کند. امروزه این سبک تاییدیه به علت مشکلاتی که استفاده از کارت دارد بیشتر مناسب استفاده برای کاربران میهمان مناسب به نظر می‌رسد یا افرادی که برای انجام کارهایی به صورت موقت وارد مجموعه می‌شوند.
از مزیت‌های استفاده از کارت می‌توان به مناسب بودن برای سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک، سرعت در ثبت ورود و خروج و همچنین هزینه پایین آنها اشاره کرد و این کارت‌ها معایبی همچون احتمال سوءاستفاده از کارت دیگران یا سپردن کارت به دیگران برای ثبت ورود و خروج و همچنین وابستگی به همراه داشتن کارت برای ثبت حضور اشاره کرد.
از این نوع دستگاه می‌توانیم به دستگاه حضور و غیاب پانچی (مکانیکی) اشاره کنیم.
از مزایای استفاده از روش‌های تایید هویت به غیر از کارت می‌توانیم به پیشگیری از جعل و یا کپی‌برداری، غیرقابل گم شدن، فراموش نشدن و فرسوده نشدن اشاره کنیم.
تشخیص اثر انگشت نوری و خازنی
تشخیص هویت افراد با توجه به اثر انگشت روشی ساده و پرکاربرد به حساب می‌آید. برای بررسی اثر انگشت، سیستم‌های متفاوت از تکنولوژی‌های متفاوتی می‌توانند بهره ببرند. امروزه سیستم‌های تشخیص اثر انگشت از طریق تکنولوژی‌های بر پایه نور بیشتر گسترش پیدا کرده است.
در این شیوه از بازتاب نوری که به انگشت تابیده شده است توسط دوربین‌های خاصی یک تصویر تهیه می‌شود که این عکس مشخصات انگشت را در خود دارد. علاوه بر روش استفاده از نور روشی دیگر نیز در سیستم‌ها تشخیص اثر انگشت استفاده می‌شود. این روش از صفحاتی خازنی برای اندازه‌گیری بار حاصل از تماس اثر انگشت استفاده می‌کند و با توجه به آن از اثر انگشت یک عکس تولید می‌کند.
این نوع تشخیص هویت توسط دستگاه‌های حضور و غیاب نیز مشکلاتی را به همراه دارد. در مدل‌های نوری هنگامی که انگشت زخم یا خراشی روی انگشت باشد برای مقایسه اثر با مشکل مواجه خواهد شد و در مورد مدل‌های خازنی نیز به مرور زمان صفحات خازنی خراب می‌شوند و یا صفحه ممکن است آسیب ببیند.
استفاده از دستگاه‌هایی که با اثر انگشت کار می‌کنند در برخی شرکت‌های صنعتی که پرسنل عموماً با ابزارهای دستی کار می‌کنند با نارضایتی همراه است. دلیل این امر به عدم تشخیص اثر انگشت به علت تماس دست با وسایل خشن و آسیب دیدن پوست انگشتان است.
در فصول سرد هم خشک شدن پوست باعث اخلال در تشخیص اثر انگشت توسط دستگاه می‌شود. به این موارد اشتباهات سهوی پرسنل در قرار دادن درست انگشت در محل مربوطه را اضافه کنید که باعث اتلاف زمان افراد خواهد شد.
برای پوشش این‌گونه مشکلات عموماً یک روش پشتیبان نیز در نظر گرفته می‌شود که ممکن است کارت و یا رمز عبور یا چهره باشد. از این دستگاه‌ها می‌توانیم به مدل‌های K40، K14، LX16 اشاره کنیم.
تشخیص چهره
یکی دیگر از روش‌های بیومتریک تشخیص هویت هوشمند، تشخیص چهره می‌باشد. شیوه شناسایی چهره که در سیستم‌های حضور و غیاب به کار می‌رود مزایایی همچون دقت بالا، جلوگیری از سوءاستفاده، نداشتن مشکلات آسیب دیدن اثر انگشت، پیشگیری از انتقال بیماری‌ها به خاطر نبودن هیچ تماسی با افراد را دارد و از برخی معایب آن می‌توان به کم بودن حافظه نسبت به مدل‌های کارت و اثر انگشت و مشکل تشخیص چهره در محیط‌هایی با نور زیاد اشاره کرد. از این دستگاه‌ها می‌توانیم به مدل‌های MB2000، UF100، MB20VL اشاره کنیم.
ملاک‌های انتخاب دستگاه مناسب
برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب شرکت و سازمانی که شما نیاز دارید باید فاکتورهایی را در نظر بگیرید که به آن اشاره می‌کنیم:
- شیوه تشخیص هویت: با توجه به نوع فعالیت سازمان، اعداد پرسنل و هزینه در نظر گرفته شده تعیین می‌شود.
- ظرفیت تشخیص هویت: تعداد پرسنل تعیین‌کننده‌ترین فاکتور این معیار است.
- ظرفیت ثبت تردد
- امکان کار با باتری
- قدرت پردازنده و ظرفیت حافظه
- بستر ارتباط دستگاه با کامپیوتر و شبکه: می‌تواند TCP/IP، Wi-Fi، USB، Serial Port، اینترنت سیم‌کارت و… باشد.
- سهولت کار برای کاربر فنی: سهولت کار با منوها و تنظیمات دستگاه
- امکان کنترل ترددها: در ارتباط با سخت‌افزارها بتواند ورودی‌ها و گیت‌ها را پس از تایید هویت باز کند.
علاوه بر موارد فوق شما می‌توانید از راهنمایی‌های مفید کارشناسان متخصص گروه مهندسی رسا برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب بهره ببرید.
از ویژگی‌های محصولات عرضه شده توسط گروه مهندسی رسا می‌توانیم به گارانتی یک‌ساله دستگاه‌ها، عرضه نرم‌افزارهای دستگاه‌ها بدون محدودیت تعریف شیفت و پرسنل، بالا بودن سرعت شناسایی اثر انگشت و چهره و همچنین قیمت مناسب این دستگاه‌ها اشاره کرد.
