خرید دستگاه حضور و غیاب فقط انتخاب یک دستگاه و پرداخت هزینه آن نیست. این تجهیزات معمولاً در کنار نرمافزار حضور و غیاب، شبکه، سیستم حقوق و دستمزد و گاهی تجهیزات کنترل دسترسی مورد استفاده قرار میگیرند. به همین دلیل، انتخاب فروشنده و پشتیبان مناسب به اندازه انتخاب خود دستگاه اهمیت دارد.
یکی از مشکلاتی که برخی شرکتها پس از خرید دستگاه با آن مواجه میشوند، نداشتن پشتیبانی مناسب است. ممکن است دستگاه خریداریشده از نظر سختافزاری کاملاً سالم باشد، اما خریدار برای نصب، راهاندازی، اتصال دستگاه به کامپیوتر یا شبکه، انتقال اطلاعات و کار با نرمافزار حضور و غیاب با مشکل مواجه شود.
بنابراین پیش از خرید دستگاه حضور و غیاب بهتر است علاوه بر قیمت و مشخصات فنی، فروشنده و خدماتی را که پس از خرید دریافت میکنید نیز بررسی کنید.
از کجا دستگاه حضور و غیاب نخریم؟
منظور از این بخش این نیست که خرید دستگاه از هر فروشگاه عمومی یا فروشگاه اینترنتی الزاماً اشتباه است. مسئله اصلی این است که دستگاه را از فروشندهای بدون تخصص و پشتیبانی مشخص خریداری نکنید.
سه مورد زیر میتوانند ریسک خرید شما را افزایش دهند.
1. فروشگاههای عمومی و غیرتخصصی
فروشگاههای لوازم اداری و فروشگاههای عمومی ممکن است دستگاه حضور و غیاب را بهعنوان یکی از صدها محصول خود عرضه کنند، اما الزاماً تخصص کافی برای راهاندازی و پشتیبانی آن ندارند.
دستگاه حضور و غیاب معمولاً فقط یک دستگاه سختافزاری نیست. برای استفاده صحیح ممکن است به مواردی مانند:
- نصب نرمافزار حضور و غیاب
- تعریف کارکنان
- تنظیم شیفتها
- اتصال دستگاه به شبکه
- دریافت اطلاعات تردد
- تهیه گزارشهای حضور و غیاب
- تنظیمات ارتباطی دستگاه
- آموزش کار با نرمافزار
نیاز داشته باشید.
بنابراین قبل از خرید، مطمئن شوید فروشنده صرفاً فروشنده دستگاه نیست و امکان ارائه خدمات فنی مورد نیاز شما را نیز دارد.
2. فروشندهای که گارانتی و پشتیبانی مشخصی ندارد
یکی از مهمترین نکات خرید دستگاه حضور و غیاب، بررسی شرایط گارانتی و خدمات پس از فروش است.
قبل از خرید مشخص کنید:
- گارانتی دستگاه با چه شرکتی است؟
- مدت گارانتی چقدر است؟
- در صورت خرابی دستگاه چه کسی مسئول بررسی آن است؟
- پشتیبانی تلفنی یا آنلاین وجود دارد؟
- نصب و راهاندازی دستگاه چگونه انجام میشود؟
- نرمافزار همراه دستگاه چه وضعیتی دارد؟
- در صورت بروز مشکل نرمافزاری، چه کسی پاسخگو خواهد بود؟
گاهی یک دستگاه با قیمت کمی پایینتر خریداری میشود، اما بعد از مدتی خریدار برای دریافت خدمات فنی مجبور میشود هزینه جداگانهای پرداخت کند.
بنابراین ارزانتر بودن قیمت دستگاه لزوماً به معنای خرید اقتصادیتر نیست.
3. خرید از فروشندهای که مشاوره تخصصی ارائه نمیدهد
هر دستگاه حضور و غیابی برای هر مجموعهای مناسب نیست.
برای مثال، دستگاهی که برای یک شرکت ۲۰ نفره مناسب است، الزاماً انتخاب مناسبی برای کارخانهای با چندصد کارمند و چندین شیفت کاری نیست.
فروشنده متخصص باید قبل از معرفی محصول، نیازهای مجموعه شما را بررسی کند.
مواردی مانند تعداد پرسنل، تعداد شیفتها، نوع محیط کاری، روش ارتباط با دستگاه و نیاز به کنترل دسترسی میتوانند در انتخاب دستگاه تأثیرگذار باشند.
بنابراین اگر فروشنده بدون پرسیدن هیچ سؤالی صرفاً یک مدل را پیشنهاد میکند، بهتر است قبل از خرید درباره انتخاب خود بیشتر تحقیق کنید.
هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به چه نکاتی توجه کنیم؟
انتخاب دستگاه مناسب باید بر اساس نیاز واقعی مجموعه انجام شود. مهمترین مواردی که قبل از خرید باید بررسی شوند عبارتاند از:
تعداد کارکنان
اولین سؤال این است که چند نفر قرار است از دستگاه استفاده کنند؟
ظرفیت ثبت اثر انگشت، چهره، کارت و اطلاعات تردد در مدلهای مختلف متفاوت است.
اگر احتمال افزایش تعداد کارکنان در آینده وجود دارد، بهتر است دستگاهی انتخاب کنید که ظرفیت آن فقط برای تعداد فعلی کارکنان نباشد.
نوع احراز هویت
دستگاههای حضور و غیاب از روشهای مختلفی برای شناسایی کارکنان استفاده میکنند، از جمله:
- اثر انگشت
- تشخیص چهره
- کارت
- رمز عبور
- ترکیبی از چند روش
انتخاب روش مناسب به شرایط محیط کاری و نیاز مجموعه بستگی دارد.
محیط کاری
محیط نصب دستگاه نیز اهمیت زیادی دارد.
برای یک دفتر اداری، شرایط محیطی معمولاً با یک کارخانه، کارگاه یا محیط صنعتی متفاوت است.
در محیطهایی که دست کارکنان کثیف یا مرطوب میشود، ممکن است استفاده از دستگاه تشخیص چهره یا کارت گزینه مناسبتری نسبت به دستگاه اثر انگشتی باشد.
تعداد شیفتها
اگر مجموعه دارای چند شیفت کاری است، باید بررسی شود که نرمافزار حضور و غیاب از ساختار شیفتهای مجموعه پشتیبانی میکند.
این موضوع بهخصوص برای کارخانهها، شرکتهای خدماتی، مراکز درمانی و مجموعههایی که فعالیت شبانه دارند اهمیت زیادی دارد.
نحوه ارتباط دستگاه با کامپیوتر
دستگاههای حضور و غیاب میتوانند از روشهای مختلفی برای انتقال اطلاعات استفاده کنند.
برخی مدلها از:
- شبکه کابلی
- Wi-Fi
- USB Flash
پشتیبانی میکنند.
اگر قرار است اطلاعات تردد بهصورت آنلاین از دستگاه دریافت شود، قابلیت شبکه و سازگاری آن با نرمافزار حضور و غیاب اهمیت زیادی دارد.
نیاز به باتری داخلی
اگر احتمال قطع برق در محل وجود دارد، وجود باتری داخلی میتواند یک مزیت مهم باشد.
در این شرایط دستگاه میتواند برای مدت مشخصی بدون برق شهری به فعالیت خود ادامه دهد.
البته ظرفیت باتری و مدت زمان کارکرد دستگاه باید بر اساس مشخصات همان مدل بررسی شود.
امکان اتصال به سیستم کنترل دسترسی
اگر علاوه بر حضور و غیاب، به کنترل ورود و خروج افراد نیز نیاز دارید، بهتر است دستگاهی انتخاب شود که قابلیت کنترل دسترسی داشته باشد.
برخی دستگاهها میتوانند به تجهیزاتی مانند قفل برقی، سنسور درب و دکمه خروج متصل شوند.
در این حالت یک دستگاه میتواند علاوه بر ثبت تردد، در فرآیند کنترل ورود و خروج نیز مورد استفاده قرار گیرد.
آیا خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان همیشه انتخاب خوبی است؟
خیر.
قیمت یکی از عوامل مهم خرید است، اما نباید تنها معیار تصمیمگیری باشد.
فرض کنید دو دستگاه از نظر ظاهری مشابه هستند اما یکی از آنها پشتیبانی بهتر، نرمافزار مناسبتر، گارانتی معتبر و امکان اتصال شبکه دارد.
در چنین شرایطی ممکن است پرداخت هزینه بیشتر برای دستگاه دوم در بلندمدت اقتصادیتر باشد.
به همین دلیل بهتر است هنگام مقایسه محصولات، قیمت دستگاه حضور و غیاب را در کنار امکانات، نرمافزار، گارانتی و خدمات پس از فروش بررسی کنید.
قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب این سؤالات را از فروشنده بپرسید
برای اینکه انتخاب دقیقتری داشته باشید، قبل از خرید این سؤالات را مطرح کنید:
- این دستگاه برای چند نفر مناسب است؟
- از چه روشهایی برای شناسایی کارکنان پشتیبانی میکند؟
- آیا به شبکه متصل میشود؟
- آیا Wi-Fi دارد؟
- آیا باتری داخلی دارد؟
- نرمافزار حضور و غیاب همراه دستگاه چیست؟
- آیا امکان گزارشگیری وجود دارد؟
- گارانتی دستگاه با چه شرکتی است؟
- خدمات پس از فروش چگونه ارائه میشود؟
- آیا امکان اتصال دستگاه به سیستم کنترل دسترسی وجود دارد؟
- در صورت افزایش تعداد کارکنان، آیا دستگاه پاسخگوی نیاز آینده خواهد بود؟
- در صورت خرابی یا بروز مشکل نرمافزاری، چه کسی پشتیبانی ارائه میدهد؟
پاسخ به همین چند سؤال میتواند از یک خرید اشتباه جلوگیری کند.
خرید دستگاه حضور و غیاب از فروشنده تخصصی
اگرچه خرید اینترنتی یا خرید از فروشگاههای عمومی میتواند سریع و ساده باشد، اما برای تجهیزاتی مانند دستگاه حضور و غیاب، تخصص فروشنده و خدمات پس از فروش اهمیت زیادی دارد.
بهتر است قبل از خرید، سابقه شرکت، محل فعالیت، راههای ارتباطی، شرایط گارانتی و نحوه ارائه خدمات را بررسی کنید.
گروه مهندسی رسا با سابقه فعالیت در زمینه سیستمهای کنترل تردد و نرمافزارهای مرتبط، امکان مشاوره برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب متناسب با تعداد کارکنان، نوع محیط کاری، شیفتهای کاری و نیازهای مجموعه را فراهم میکند.
برای بررسی مدلهای مختلف میتوانید به صفحه دستگاه حضور و غیاب مراجعه کنید.
جمعبندی
برای خرید دستگاه حضور و غیاب نباید فقط به قیمت یا ظاهر دستگاه توجه کرد. انتخاب فروشنده معتبر، گارانتی، خدمات پس از فروش، نرمافزار، روش ارتباط با دستگاه و تناسب محصول با نیاز مجموعه، همگی در یک خرید موفق تأثیر دارند.
اگر تعداد کارکنان، نوع شیفتها، شرایط محیط کاری و نیازهای آینده مجموعه را قبل از خرید مشخص کنید، احتمال انتخاب دستگاه نامناسب بسیار کمتر خواهد شد.
در نهایت، به جای اینکه فقط بپرسید «این دستگاه چقدر قیمت دارد؟»، ابتدا بپرسید «این دستگاه برای نیاز من مناسب است؟»؛ این سؤال میتواند جلوی بسیاری از هزینههای اضافی بعدی را بگیرد.
